L'archivage légal

Cela permet de recueillir, classer et conserver des documents à des fins de consultation ultérieure. L'archivage implique des moyens permettant de conserver les documents d'une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle, même après une longue période.

L'archivage légal implique que l'on ajoute à ces dispositions des précautions supplémentaires qui permettront à coup sûr d'authentifier le document et son auteur afin qu'il possède une valeur de preuve. Fournir un document original à un juge n'est que le niveau ultime d'une discussion portant sur le contenu d'un document : le plus souvent, l'entreprise est garante de l'authenticité du document qu'elle doit produire. 

Pour les originaux papiers, l'original reste l'original papier, spécialement aux yeux de l'administration fiscale. L'entreprise peut faire le choix d'une dématérialisation de l'original papier en le transformant en image électronique. Elle peut lui conférer un minimum de valeur probante en prenant certaines précautions, voisines de celles utilisées pour les documents entièrement électroniques : fidélité de la restitution, authenticité du document et de son auteur. L'entreprise a donc tout intérêt à conserver son original papier, toutefois, un bon archivage dématérialisé lui permettra au moins d'effectuer cette conservation dans un endroit éloigné, à faible coût de stockage. Dans la mesure où elle ne conserverait pas l'original papier, elle peut adopter 2 stratégies : espérer que les précautions techniques prises pour obtenir une copie électronique fiable emporteront la conviction du juge ou alors estimer que le risque pris est minime (cas de transactions de faible montant, par exemple).

Comment garantir l'intégrité et l'authenticité des documents ?

Comme pour un document papier, aucune technologie ne peut apporter une certitude absolue quant à l'authenticité d'un document électronique. Aujourd'hui, on s'assure de la valeur d'un document à l'aide de différentes bonnes pratiques : authentification de l'interlocuteur à l'aide de certificats, intégrité du document à l'aide d'empreinte, horodatage du document, existence de listes d'interlocuteurs et de listes de transactions, elles-mêmes authentifiées certification de système et des processus suivant des normes faisant référence. Critères à respecter Les modalités d'archivage des documents numériques ne sont régies par aucune disposition légale.